Los que vivimos del apasionante mundo de disain en cualquiera de sus variantes sabemos lo difícil que es presupuestar un trabajo.
Las variables que pueden integrarse en un proyecto son a veces demasiadas para poder considerarlas todas, los costos de trabajo pueden variar enormemente de un cliente a otro incluso siendo clientes de tipos similares, las características de los trabajos son casi siempre distintas, las tarifas «planas» o por horas son muy problemáticas porque o no llegas o te pasas.
Después de más de 30 años en como diseñador, sobre todo editorial, os voy a contar un poco que tomo en consideración a la hora de calcular algunos trabajos, no todos los calculo con este decálogo pero si considero varias de estas cuestiones.
1. Los derechos sobre el diseño que se entrega
Un cliente puede trabajar contigo normalmente de tres formas: como un uso único, pagando los derechos de uso de forma total o parcial o como un trabajo por encargo.
Derecho de uso único: en este caso se acuerda con el cliente el número de veces que va a poder utilizar tu trabajo, por ejemplo un diseño para un anuncio, si es para varios medios y para cuantos, una vez que ha finalizado ese número de usos se calculará un porcentaje a facturar para las siguiente utilizaciones, en este caso sigues siendo el propietario de los derechos del diseño.
Comprando el diseño: en este caso el cliente compra los derecho de reproducción sin tener que pagar más por el número de utilizaciones (esto puede variar y se puede acordar para no encontrarte que tus diseños se han usado tropecientas mil veces y a ti te dijeron que lo iban a usar unas pocas decenas de veces), aquí también conservas los derechos del diseño a menos que se acuerde lo contrario (lo cual no es aconsejable).
Trabajo por encargo: en este caso es como si fueses un empleado del cliente y por ello el cliente pasa a ser propietario de tu diseño y sus derechos, es aconsejable aun así a la hora de presupuestar el proyecto acordar al menos la utilización por tu parte como trabajo promocional de lo que diseñes para terceros.
2. Los plazos
A ver, esto es fundamental a la hora de presupuestar un proyecto, no es lo mismo tener que diseñar una publicación para dentro de dos días que para dentro de un mes, cuanto más corto sea el plazo más caro tendrás que presupuestar, de igual modo conviene establecer lo más claro posible las fechas de entrega de materiales por parte del cliente y si quiere hacer una modificación adelantando la fecha de entrega que debería tener un costo adicional sobre el presupuesto.
3. Descripción y tiempos de trabajo
Una vez que hayas hablado con tu cliente y que más o menos tengáis claro lo que vais a hacer en el proyecto es buena idea enviar un documento explicando como vas a abordar el trabajo, el estilo que vas a emplear, el formato del trabajo, en que formato vas a entregar el trabajo final, las fechas límite, un calculo de tiempo de producción, los derechos de uso y otras cosas que puedan resultar importantes a la hora de clarificar los términos del trabajo sin olvidar claro está el presupuesto del proyecto a realizar.
4. Correcciones y revisiones
Nada está terminado a la primera, siempre hay matices, revisiones y correcciones. Conviene establecer el número de ellas que se realizarán incluidas en el presupuesto para evitar revisiones infinitas o correcciones contradictorias que harán que la fecha de entrega el trabajo pueda dilatarse y que en ocasiones el cliente no asuma.
5. Costos externos al proyecto
Es conveniente añadir un texto que especifique que si el cliente quiere una modificación no explicitada en la redacción del proyecto se facturará aparte, imagina por ejemplo que estás haciendo un catálogo con varias fotografías ya aprobadas por el cliente, en algún momento el cliente quiere cambiar algunas o todas las fotografías y has de hacerlas de nuevo, ese costo no forma parte del proyecto inicial.
6. Condiciones de pago
Lo normal es que el pago se realice a 30 días una vez terminado el proyecto, pero puede haber clientes con los que hagas excepciones, en el caso de que sea así procura realizar un cálculo «a tu favor», si es un proyecto que va a durar varios meses se suele acordar pagos parciales en función de objetivos que se vayan realizando en el proyecto.
7. Entregar los derechos
Una vez realizado el pago final se podrán entregar los derechos de reproducción de la obra realizada al cliente, esto conviene reflejarlo a la hora de hacer el presupuesto e informar en el de como se realizará esta transferencia, esto es sobretodo importante en los trabajos por contrato ya que estos no se podrán considerar finalizados hasta que el diseñador cobre el trabajo.
8. Créditos del trabajo
Conviene aclarar este punto antes de empezar el trabajo y a ser posible incluirlo en las condiciones del mismo, lo normal es poder incluir en los créditos del trabajo la referencia al diseñador del mismo, tanto por prestigio como por responsabilidad de la obra realizada.
9. Utilización de los trabajos para promoción propia
Hay una frase que puedes negociar con tu cliente que te puede interesar mucho: «El diseñador se reserva el derecho de utilizar el trabajo producido para sus propias necesidades de autopromoción (sin fines de lucro)». Con esto especificas que quieres poder utilizar tu trabajo por ejemplo en tu página web o en algún artículo de una publicación, lógicamente sin obtener un beneficio con ello. Puede parecer algo obvio pero conviene aclararlo porque habrá situaciones en las cuales no es posible, a mi me tiene ocurrido en alguna ocasión que el trabajo realizado tiene asociado un contrato NDA que no te permite este tipo de utilización del proyecto.
10. Propiedad original del trabajo
Menos en los trabajos por encargo, el diseñador siempre conserva la propiedad del diseño, si lo que quieres es vender esa propiedad hay que valorarla aparte de la realización del trabajo en si. Otro detalle importante es que salvo el diseñador original nadie puede modificar el trabajo final entregado (pese a que esto es bastante habitual).
El pedido del trabajo
Bueno pues ya está, hemos tomado en consideración una serie de factores (no hace falta que sean todos) a la hora de presupuestar nuestro trabajo y llega el momento de que nos hagan el pedido para el proyecto, este pedido es un contrato recíproco entre el cliente y el diseñador y como documento legal estipula las condiciones sobre las que se realizará el mismo.
En este pedido la empresa estipula que es lo que solicita al diseñador y el diseñador acepta ese pedido en las condiciones pactadas, plazos, términos de entrega y pagos.
Todo esto ayuda a que no surjan luego malas interpretaciones en el proyecto a realizar y cuanto más claras sean las cosas desde el principio mucho mejor.
A fin de cuentas en realidad trabajamos para comer… (bueno y para alguna cosa más).
Una última cosa, lo mejor para comunicarse con un cliente es por escrito, es decir, email, conversaciones por mensajería que se puedan mantener… las comunicaciones por teléfono lo mejor es no utilizarlas más allá de la cortesía, lo relativo al trabajo en curso lo mejor es que quede por escrito que luego las palabras se las lleva el viento.
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